הבחירה במקום לאירוע עסקי היא אחת ההחלטות החשובות ביותר בתהליך ארגון האירוע, שכן היא משפיעה על הצלחתו בכל היבטיו. בין אם מדובר בכנס מקצועי, השקת מוצר, או אירוע גיבוש לעובדים, המקום שבו תבחרו לקיים את האירוע חייב להיות תואם לאופי האירוע ולמטרותיו. חשוב להביא בחשבון גורמים כמו מיקום, עיצוב, תקציב, שירותים נלווים ועוד, על מנת להבטיח חוויה חיובית ומקצועית עבור המשתתפים. לשם כך, אספנו 8 טיפים שיעזרו לכם לצלוח את המשימה.
1. הגדירו את אופי האירוע ומטרותיו
לפני שאתם ניגשים לבחור מקום לאירוע העסקי, חשוב להגדיר בבירור את אופי האירוע ואת המטרות שלכם. האם מדובר בכנס מקצועי, השקת מוצר, אירוע גיבוש לעובדים או אולי ארוחת ערב עסקית? המטרות והאופי של האירוע ישפיעו על סוג המקום המתאים ביותר עבורכם. לדוגמה, אם מדובר באירוע לחיזוק הקשר עם לקוחות, כדאי לבחור מקום מרשים ויוקרתי יותר, בעוד שלאירוע גיבוש מתאים מקום בעל אווירה נינוחה וידידותית. הגדרה ברורה של האירוע תסייע לכם לסנן ולתעדף את האפשרויות השונות.2. מיקום נוח ונגיש למשתתפים
בעת בחירת מיקום לאירוע עסקי, חשוב מאוד להתחשב בנוחות ובנגישות עבור המשתתפים. מומלץ לבחור מקום הנמצא במיקום מרכזי, עם חיבורי תחבורה נוחים וחניה זמינה. כך תוכלו להבטיח שמרבית המוזמנים יגיעו בקלות ובנוחות, מה שיתרום להצלחת האירוע. במידת האפשר, בחרו מיקום הקרוב למקום העבודה או המגורים של מרבית המשתתפים, על מנת לחסוך מהם זמן ומאמץ מיותרים.3. עיצוב ייחודי ואווירה מתאימה במקום לאירוע עסקי
העיצוב והאווירה של המקום שבו נערך האירוע העסקי משחקים תפקיד חשוב ביצירת חוויה בלתי נשכחת עבור המשתתפים. בחרו מקום בעל עיצוב ייחודי ומושך, התואם את אופי האירוע ומטרותיו. לדוגמה, אם מדובר בכנס מקצועי, כדאי לבחור אולם לאירוע עסקי בעל מראה מודרני ומתוחכם, המשדר מקצועיות ויוקרה. לעומת זאת, אם מדובר באירוע גיבוש לעובדים, אפשר לבחור מקום בעל אווירה נינוחה יותר, כמו פאב, בית של אחד העובדים או פארק ירוק. שימו לב גם לתאורה, לריהוט ולפרטים הקטנים שיוסיפו למקום קסם ויתרמו לאווירה הכללית.4. תקציב ועלויות
תקציב הוא כמובן שיקול מרכזי בבחירת המקום לאירוע העסקי. הקפידו להגדיר מראש תקציב ברור, הכולל את כל העלויות הצפויות, כמו עלות השכרת המקום, הציוד, הקייטרינג ועוד. בדקו מחירים של מספר מקומות והשוו ביניהם, תוך התחשבות במה שכל מקום מציע עבור התקציב שלכם. זכרו כי מקומות מסוימים עשויים להיות גמישים במחיר, במיוחד בעונות חלשות יותר או בימי חול, כך שאל תהססו לנהל משא ומתן.
5. שירותים נלווים והיבטים טכנולוגיים במקום לאירוע עסקי
בהתאם לאופי האירוע העסקי ולצרכים הספציפיים שלכם, בדקו אילו שירותים נלווים והיבטים טכנולוגיים מציע כל מקום. לדוגמה, אם אתם מתכננים מצגות או שיחות ועידה, וודאו כי במקום קיימות מערכות מולטימדיה מתאימות, חיבור אינטרנט אלחוטי יציב, מסכים ומקרנים באיכות גבוהה וכו'. אם מדובר באירוע הכולל הגשת מזון, בררו לגבי אפשרויות הקייטרינג, טיב המטבח במקום, יכולת להתאים את התפריט לצרכים מיוחדים ועוד. אם בכלל מדובר באירוע חברתי לגיבוש העובדים אתם יכולים לברר בנוגע לציוד קריוקי ושירותי בר לשתייה חריפה. שירותים נוספים שיכולים להיות רלוונטיים הם אבטחה, ניקיון, עמדת רישום, שירותי הסעות, אפשרויות לינה בקרבת מקום ועוד.6. התחשבו במספר המוזמנים ובדרישות הספציפיות שלכם
מספר האנשים המשתתפים באירוע ישפיע רבות על בחירת המקום. הקפידו לבחור מקום המסוגל להכיל בנוחות את כל המוזמנים, עם מספיק מקום לישיבה, תנועה והתכנסות. בנוסף, הביאו בחשבון דרישות ספציפיות שעשויות להיות לכם, כמו במה להרצאות, חדרים לסדנאות, שטח להקמת ביתנים, גישה לבעלי מוגבלויות ועוד. בדקו מול המקומות השונים אם ביכולתם לענות על כל הצרכים שלכם, כדי להימנע מאכזבות ותקלות ביום האירוע.7. קבלו המלצות וערכו ביקור במקום לאירוע עסקי טרם ההחלטה
המלצות מאנשים שערכו בעבר אירועים עסקיים יכולות לחסוך לכם זמן יקר ולהפנות אתכם למקומות מתאימים ואיכותיים. שוחחו עם עמיתים וחברים בתעשייה, חפשו ביקורות ברשת והיעזרו בניסיונם של אחרים. לאחר שצמצמתם את רשימת המקומות הפוטנציאליים, מומלץ בחום לערוך ביקור במקום בטרם תקבלו החלטה סופית. כך תוכלו לראות במו עיניכם את המתחם, להרגיש את האווירה, לבדוק את רמת השירות ולוודא שהמקום אכן עונה על כל הציפיות והדרישות שלכם.8. בחרו מקום שישאיר חותם על המשתתפים
אירוע עסקי מוצלח הוא כזה שנחרט בזיכרונם של המשתתפים והופך לחוויה בלתי נשכחת. בחרו מקום מיוחד ויוצא דופן, שיעורר השראה, יעניק ערך מוסף וישאיר רושם חיובי וממושך על כל הנוכחים. זה יכול להיות אולם אירועים עם עיצוב חדשני, מקום עם נוף עוצר נשימה, מבנה היסטורי עם סיפור מרתק או כל דבר אחר שיהפוך את האירוע שלכם לבלתי נשכח. מקום לאירוע עסקי ייחודי יכול להעצים את אירוע שלכם, לחזק את הקשר עם הקהל ולקדם את המטרות העסקיות שהגדרתם.סיכום
בחירת מקום לאירוע עסקי דורשת שיקול דעת מעמיק והתחשבות בכמה גורמים חשובים. הגדרה ברורה של מטרות האירוע, נגישות המקום, העיצוב והאווירה, התקציב, ושירותים טכנולוגיים נוספים, כולם משחקים תפקיד חשוב בהצלחת האירוע. בחירה נכונה במקום לאירוע עסקי יכולה להפוך את האירוע שלכם לחוויה בלתי נשכחת, להעצים את המותג ולחזק את הקשר עם המשתתפים. לכן, השקיעו זמן בבחירה מדויקת ומחושבת של המקום, והקפידו לבחור במיקום שיתמוך במטרותיכם וישאיר רושם חיובי לאורך זמן.
