איך מתכננים אירועים קטנים? המדריך המלא!

תכנון אירוע קטן

תכנון אירוע קטן

אירועים קטנים היו מאז ומעולם חלק בלתי נפרד מתחום האירועים, אבל בשנה האחרונה, כשמגפת הקורונה מרחפת מעל ראשינו, רבים החליטו להסב את האירוע הגדול שתוכנן להתקיים באולם אירועים, לאירוע קטן ואינטימי. זה התבטא אמנם בעיקר בתחום החתונות, אבל יכולנו לראות זאת גם באירועים נוספים כמו בר או בת מצווה ואירועי ברית. מאחר והצורך במידע על תכנון אירוע קטן הולך וגובר, ריכזנו בעבורכם את כל המידע הנחוץ לתכנן אירוע קטן אך מוצלח במיוחד. בואו נתחיל.

תכנון כללי

כדי שתוכלו לתכנן את האירוע לפרטי פרטים ולהבין אילו ספקים נחוצים לכם ומה היקף העלויות הצפויות, חשוב לבצע תכנון כללי על מנת לדייק את הצרכים שלכם. מהם הפרמטרים החשובים ביותר?

  • אופי האירוע – בין אם מדובר בחתונה קטנה, אירוע ברית או בר מצווה, לכל אירוע יש אופי שונה או קונספט ייחודי. לכן חשוב בתור התחלה להגדיר את אופי האירוע ולהבין כיצד אתם רוצים שהוא יתנהל, למשל חתונת קיץ הכוללת מסיבת בריכה, ברית בבית, מסיבה בטבע או אפילו בר מצווה במסעדת בוטיק.
  • כמות המוזמנים – אירוע קטן יכול למנות 100 מוזמנים, ויכול למנות גם 20, לכן חשוב לערוך רשימת מוזמנים מבעוד מועד. ברגע שתדעו מהי כמות המוזמנים, תוכלו לחפש מקום עבור האירוע, ואף לדעת אילו ספקים נחוצים לכם ומהי כמות המנות שאתם צריכים להזמין. אם מדובר בחתונה, קחו בחשבון שלפי הסטטיסטיקות כ30% מהמוזמנים לא מגיעים. עם זאת, בחתונה קטנה, לרוב יש אחוזי הגעה מרשימים יותר, זאת בשל העובדה שמדובר בחתונה קטנה ואינטימית, שאליה מוזמנים רק האנשים הקרובים ביותר. בכך מקרה, כדאי לסמן על גבי רשימת המוזמנים את המוזמנים הבטוחים שלכם.
  • מתי האירוע יתקיים – אז נכון, לא חייבים לקבוע תאריך מדויק, אבל כדאי להבין באיזה חודש תרצו שהאירוע יתקיים או לפחות באיזו עונה. זה יאפשר לכם לתכנן את האירוע באופן המיטבי, גם מבחינת מקום (בייחוד אם אתם צריכים מקום מקורה) וגם מבחינת תקציב (משום שעונת הקיץ היא לרוב יקרה יותר).

תכנון אירוע קטן

הכל מתחיל ונגמר בתקציב

באירוע קטן, התקציב שונה באופן משמעותי מאירוע גדול, ובייחוד אם אתם לא רוצים לצאת בהפסד כלכלי, או לשלם מחירים גבוהים מידי עבור השירותים השונים. מומלץ להכין רשימה של כל הספקים הנחוצים לכם, וכל הציוד שאתם עתידים לרכוש עבור האירוע. זה יעזור לכם להבין את סדר הגודל של ההוצאות הצפויות.

אבל איך יודעים מהו התקציב האידיאלי? ובכן, הכפילו את כמות האורחים בסכום המתנה הממוצע. למשל, אם בחתונה נהוג להעניק 400 ₪ בממוצע, ואתם מתכננים אירוע עבור 50 אורחים, הרי שהתקציב האידיאלי בעבורכם יהיה 20,000. כמובן שאם יש באפשרותכם להגדיל את התקציב, או אם אתם עתידים לקבל מתנות ביד רחבה, תוכלו להגדיר את התקציב בהתאם.

רק לאחר שהגדרתם מסגרת לתקציב האירוע, ניתן יהיה לדעת מהם הסכומים שתוכלו לשלם עבור השירותים השונים, ועל אילו שירותים תיאלצו לוותר או להתפשר.

מקומות שמתאימים לאירוע קטן

תקציב יש, רשימת מוזמנים יש, ואפיון כללי של האירוע – יש. כעת, הגיע הזמן לחפש אחר לוקיישן לאירוע. הנה כמה אפשרויות מעולות שיכולות להתאים לאירועים קטנים:

  • הבית – אם יש לכם (או להורים/מכרים/חברים) חצר גדולה, תוכלו לקיים את האירוע בחצר הביתית. זה לא בהכרח יאפשר לכם לחסוך בעלויות (תלוי בסוג האירוע ובכמות הציוד שתרצו לשכור), אבל זו בהחלט אופציה מצוינת, ובייחוד בתקופת קורונה.
  • יקב – יקבים הם לוקיישן מעולה לאירועים קטנים, החל מחתונות, מסיבות רווקות, מסיבת בר מצווה ועד לימי הולדת. יש יקבים שמציעים גם קייטרינג מקומי ויש כאלה שלא (ובמקרה כזה תצטרכו לדאוג לספק חיצוני). מה שכן, מדובר בקונספט נהדר וייחודי.
  • בטבע – אירועי טבע הם מאוד מיוחדים, אך הם אינם מתאימים לכולם, ולרוב מצריכים התארגנות מוקדמת (למשל, לשכור שירותים ניידים, ריהוט עבור האורחים וכו'). אם מדובר באירוע מאוד מצומצם, כמו יום הולדת, אפשר לארגן פיקניק באחד הפארקים הלאומיים. אם מדובר בהיקף קצת יותר גדול – תיאלצו לברר מבעוד מועד מול הגנים השונים ולקבל אישורים על קיום האירוע.
  • חוף הים – אירועים בחוף הים יהיו אידיאליים לחתונות שמתקיימות בשישי בצוהריים או חתונות שקיעה. גם פה ההפקה עשויה להיות מעט מאתגרת ותצריך מכם התארגנות מושכלת.
  • מסעדה קטנה – לוקיישן קלאסי לאירוע קטן, משום שהמסעדה תעשה בעבורכם הכל (קייטרינג, עיצוב, שולחנות וכיסאות וכו'), ואתם תצטרכו רק להזמין את האורחים, לבחור תפריט ולתכנן אטרקציות ייחודיות. ברוב המסעדות גם לא תצטרכו לדאוג לדיג'יי, בין אם ישנו תקליטן מקומי ובין אם המסעדה מאפשרת השמעת מוזיקה ברצף (ללא דיג'יי). אם מדובר בחתונה, קחו בחשבון שתצטרכו להביא חופה.
  • ווילה – אירוע בווילה יכול להתאים לכמה וכמה אירועים, כשווילות מהוות לוקיישן קלאסי לאירועי קיץ (כי בדרך כלל יש בהן בריכה). יש ווילות שמספקות גם שולחנות וכיסאות, ויש כאלה שלא, לכן חשוב לברר מראש מה כוללת השכרת הווילה ואיזה ציוד תקבלו במסגרת האירוע.
  • אולם לאירועים קטנים – האופציה הבטוחה ביותר למי שמעדיפים שיפיקו עבורם את האירוע. המקום בדרך כלל מתורגל לאירועים קטנים, וכל הציוד הרלוונטי לאירוע כבר קיים במקום.

ספקים והשכרת ציוד לאירוע

בחירת הספקים תלויה במיקום שבו תבחרו לקיים את האירוע, משום שישנם ספקים או שירותים שלא יהיו חיוניים בעבורכם (למשל אין צורך לשכור את שירותיה של מעצבת באולם אירועים).

לאחר שבחרתם את הלוקיישן עבור האירוע, היעזרו ברשימת הספקים שהכנתם עבור הכנת התקציב, וערכו אותה מחדש. זה הזמן להוסיף את כל הספקים הנחוצים לכם ולהסיר את אלה שלא רלוונטיים – כך תקבלו רשימה מעודכנת ותוכלו לצאת לדרך. בשלב הבא, יש לחפש אחר הספקים המתאימים, לבקש הצעות מחיר ולהשוות מחירים, ולו כדי שתבחרו בספקים האידיאליים ביותר בעבורכם.

מה לגבי השכרת ציוד? ובכן זה יהיה רלוונטי בעיקר באירועים שמתקיימים בבית, בטבע, בחוף הים או בווילות. ציוד כמו שולחנות, כיסאות, גופי תאורה, מצננים, הגברה, הצללה, אלמנטים דקורטיביים וכו', הם רק חלק מהציוד הנחוץ להצלחת האירוע. יש לא מעט מקומות נהדרים שיספקו לכם את כל הציוד הנחוץ, ובמחירם משתלמים.

איך אפשר לחסוך בעלויות האירוע?

בגלל שאירוע קטן מתחלק בכמות אורחים קטנה יותר, העלויות לעיתים עשויות להיות יותר יקרות (בייחוד אם משווים את זה למחיר פר אורח באירועים גדולים). תוכלו למצוא דרכים יצירתיות לחסוך בעלויות האירוע, כשכמובן אל תתפשרו על דברים שחשובים לכם במיוחד. הנה כמה דרכים לחסוך בעלויות:

  • חופת חברים/מסורתית – השכרת חופה מעוצבת עשויה להגיע למחירים של אלפי שקלים. עם זאת, אם תבחרו בחופה מסורתית, 4 מקלות וטלית, תוכלו לחסוך בעלויות באופן משמעותי. אם חשוב לכם שהחופה תהא מעוצבת, ובכל זאת לא תרצו לשלם הון תועפות, תוכלו לעצב את החופה בעצמכם, משום שרכישת חומרי הגלם היא לרוב זולה יותר (בדים, פרחי משי וכו').
  • חבילות צילום – האם אתם באמת זקוקים לשלושה צלמים, צילום עם רחפנים וארבעה אלבומי תמונות? ובכן, סביר להניח שלא. לכן בהחלט ניתן לשכור את שירותיו של צלם מקצועי שיצלם את האירוע כולו ויספק לכם תמונות על כונן נייד. את התמונות תוכלו לפתח או להכין מהן אלבום באחד האתרים הייעודיים (מה שיחסוך לכם אלפי שקלים).
  • עיצוב המקום – לא חייבם לשכור את שירותיה של מעצבת (או מעצב) ובהחלט ניתן לעצב את המקום לבד, ואף לרכוש מוצרים דקורטיביים יד 2, ששימשו אחרים באירועים שלהם.

 

אירועים קטנים הפכו לפופולאריים, ובייחוד בשנה האחרונה. אמנם לא קל להפיק אירוע מאפס, אבל זה בהחלט אפשרי.

שיהיה במזל!

קריאה נוספת